Kleinunternehmer: Regeln, Vorteile und Nachteile

Wer ein eigenes Unternehmen gründet oder nebenberuflich selbstständig tätig wird, stößt schnell auf den Begriff „Kleinunternehmerregelung“. Doch was genau steckt dahinter? Welche Voraussetzungen müssen erfüllt sein, welche Vor- und Nachteile bringt der Kleinunternehmerstatus mit sich – und für wen lohnt er sich wirklich?
 

Die Voraussetzungen der Kleinunternehmerregelung

Damit man die Kleinunternehmerregelung in Anspruch nehmen darf, gelten folgende Umsatzgrenzen:

Diese Grenzen beziehen sich auf den Gesamtumsatz, also auf sämtliche Leistungen des Unternehmens. Sie gelten unabhängig davon, ob es sich um eine haupt- oder nebenberufliche Tätigkeit handelt.

Anmeldung und Anwendung

Die Kleinunternehmerregelung muss bei der Anmeldung des Gewerbes oder der freiberuflichen Tätigkeit dem Finanzamt gegenüber erklärt werden – in der Regel durch das Ankreuzen der entsprechenden Option im Fragebogen zur steuerlichen Erfassung . Auch wer sich später entscheidet, die Regelung zu nutzen oder zu verlassen, kann dies mit Wirkung für das nächste Kalenderjahr beantragen. Bindend ist die Entscheidung allerdings zunächst für fünf Jahre.
 

Die Folgen der Kleinunternehmerregelung

Der zentrale Unterschied zur Regelbesteuerung: Kleinunternehmer dürfen keine Umsatzsteuer auf ihren Rechnungen ausweisen. Sie schreiben stattdessen einen Hinweis wie:
„Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.“

Im Gegenzug dürfen sie aber auch keine Vorsteuer beim Finanzamt geltend machen. Das bedeutet: Wer als Kleinunternehmer Waren oder Dienstleistungen einkauft, zahlt die Umsatzsteuer – kann sich diese aber nicht vom Finanzamt erstatten lassen.
 

Vorteile des Kleinunternehmerstatus

Gerade für Gründer und Selbstständige mit geringen Einnahmen kann die Kleinunternehmerregelung eine attraktive Option sein.

Die wichtigsten Vorteile:

• weniger Bürokratie

Ohne Umsatzsteuerpflicht entfallen viele Pflichten: Keine monatliche Umsatzsteuervoranmeldung, keine Umsatzsteuerjahreserklärung (bzw. nur eine vereinfachte), kein Vorsteuerabzug – das spart Zeit und Aufwand.

• einfachere Rechnungsstellung

Rechnungen sind schneller geschrieben, da keine Umsatzsteuer berechnet werden muss. Das ist insbesondere für Selbstständige attraktiv, die nur gelegentlich Leistungen erbringen.

• Preisvorteil bei Privatkunden

Da keine Umsatzsteuer anfällt, können Kleinunternehmer günstiger kalkulieren – ein Vorteil insbesondere gegenüber privaten Endkunden, die selbst keine Vorsteuer abziehen können.
 

Nachteile der Kleinunternehmerregelung

Die Vereinfachung hat auch ihre Schattenseiten, insbesondere mit Blick auf Wachstum und Geschäftspartner.

• kein Vorsteuerabzug

Wer viele Investitionen tätigt oder hohe Betriebsausgaben hat, profitiert in der Regel vom Vorsteuerabzug – Kleinunternehmer gehen hier leer aus. Gerade in der Gründungsphase kann das teuer werden.

• weniger professioneller Eindruck

Insbesondere im B2B-Bereich kann es als Nachteil wahrgenommen werden, wenn keine Umsatzsteuer ausgewiesen wird. Für größere Geschäftspartner wirkt das mitunter wenig professionell oder unternehmerisch ambitioniert.

• Wachstumsgrenze

Die Umsatzgrenze von 22.000 Euro (bzw. 50.000 Euro im laufenden Jahr) ist schnell erreicht. Wer darüber hinaus wächst, muss im Folgejahr zur Regelbesteuerung wechseln – was zusätzlichen Aufwand und eine Umstellung der Rechnungsstellung bedeutet.

Für wen lohnt sich der Kleinunternehmerstatus?

Die Kleinunternehmerregelung ist besonders geeignet für:

Weniger sinnvoll ist sie hingegen für:

Abgrenzung: Kleinunternehmer vs. Kleingewerbetreibender – rechtliche Unterschiede im Überblick ​

Obwohl die Begriffe „Kleinunternehmer“ und „Kleingewerbetreibender“ im Alltag oft synonym verwendet werden, unterscheiden sie sich rechtlich deutlich.​

Kleinunternehmer ist ein umsatzsteuerlicher Begriff gemäß § 19 Umsatzsteuergesetz (UStG). Unternehmer, deren Umsatz im vorangegangenen Kalenderjahr 22.000 Euro nicht überschritten hat und im laufenden Jahr voraussichtlich 50.000 Euro nicht übersteigen wird, können die Kleinunternehmerregelung in Anspruch nehmen. Sie sind dann von der Erhebung der Umsatzsteuer befreit, dürfen jedoch auch keine Vorsteuer geltend machen.​

Kleingewerbetreibender hingegen ist ein handelsrechtlicher Begriff. Er bezeichnet Unternehmer, deren Geschäftsbetrieb nach Art oder Umfang keinen in kaufmännischer Weise eingerichteten Geschäftsbetrieb erfordert (§ 1 Abs. 2 Handelsgesetzbuch – HGB). Solche Unternehmer sind keine Kaufleute im Sinne des HGB und unterliegen daher nicht den entsprechenden Vorschriften. Sie müssen sich nicht ins Handelsregister eintragen lassen und sind nicht zur doppelten Buchführung verpflichtet. Stattdessen können sie ihren Gewinn mittels Einnahmenüberschussrechnung (EÜR) ermitteln.​

Die Abgrenzung zwischen Kleingewerbetreibenden und Kaufleuten erfolgt nicht ausschließlich anhand des Umsatzes, sondern berücksichtigt auch Faktoren wie die Anzahl der Mitarbeiter, die Höhe des Betriebsvermögens und die Komplexität der Geschäftstätigkeit. So gelten beispielsweise Betriebe mit einem Jahresumsatz unter 250.000 Euro, einem Gewinn unter 50.000 Euro und weniger als fünf Mitarbeitern typischerweise als Kleingewerbe

Zusammenfassend lässt sich sagen: Während der Kleinunternehmerstatus steuerliche Vereinfachungen bietet, betrifft die Einstufung als Kleingewerbetreibender die handelsrechtliche Einordnung eines Unternehmens. Ein Unternehmer kann somit gleichzeitig Kleinunternehmer im umsatzsteuerlichen Sinne und Kleingewerbetreibender im handelsrechtlichen Sinne sein.

Exkurs zum Begriff Gewerbe

Die Gewerbeordnung liefert keine Legaldefinition des Begriffs „Gewerbe“. Entwickelt durch Rechtsprechung und Lehre ist eine generelle Definition entstanden, wonach es sich bei einem Gewerbe im rechtlichen Sinne um eine „nicht sozial unwertige (generell nicht verbotene), auf Gewinnerzielungsabsicht gerichtete und auf Dauer angelegte selbständige Tätigkeit handelt, die nicht zur Urproduktion, zu den freien Berufen oder zur bloßen Verwaltung eigenen Vermögens zu rechnen ist“. Sobald Sie eine gewerbliche Tätigkeit angemeldet haben, sind Sie ein sogenannter „Kleingewerbetreibender“.

Wechsel zur Regelbesteuerung: Was ist zu beachten?

Wer sich zunächst für die Kleinunternehmerregelung entscheidet, kann später zur Regelbesteuerung wechseln – freiwillig oder weil die Umsatzgrenze überschritten wurde. Ab dann gilt:

Wichtig: Der Übergang zur Regelbesteuerung sollte sorgfältig geplant und mit dem Steuerberater abgestimmt werden, um Überraschungen bei der Buchhaltung und Steuer zu vermeiden.

Fazit

Der Kleinunternehmerstatus ist eine gute Möglichkeit, um einfach und bürokratiearm in die Selbstständigkeit zu starten. Wer mit überschaubaren Umsätzen rechnet, wenig investiert und vor allem Privatkunden bedient, profitiert von der Regelung. Wer hingegen expandieren, investieren oder mit gewerblichen Kunden zusammenarbeiten will, sollte über die Regelbesteuerung nachdenken. Letzten Endes kommt es auf die individuelle Situation an – und auf eine gute Planung, damit die steuerliche Vereinfachung nicht zur unternehmerischen Wachstumsbremse wird.