Buchhaltungssoftware: Was kann sie und für wen ist sie geeignet?

Wer ein Gewerbe anmeldet und wirtschaftlich aktiv wird, produziert jeden Tag Geschäftsvorfälle. Diese Geschäftsvorfälle müssen buchhalterisch abgebildet werden. Es reicht nicht, die Belege nur abzuheften. Um den Überblick zu behalten ist es nötig, die Buchhaltung zu erledigen. In welchem Umfang und in welcher Form das geschieht, ist von Ihrem Gewerbe abhängig.
 

Exkurs: Vorausschauend kaufen und nicht verzetteln

Aus wirtschaftlicher Sicht ist es sinnvoll, sich nicht mit vielen kleinen Hilfs-Tools zu verzetteln. Das ist meist ein teurer Spaß, der darüber hinaus oft für (zu) hohe Kosten sorgt. Besser ist es, weniger Anbieter zu nutzen, die miteinander kooperieren und entsprechende Schnittstellen bieten. Ein spezialisiertes Produkt, das lediglich eine perfekte Insellösung darstellt (also beispielsweise die perfekte Buchhaltungssoftware für Ihre Zwecke), aber mit Ihren anderen gewählten Softwareprodukten nicht harmoniert, bedeutet dauerhaft viel manuelle Arbeit, um die Daten miteinander abzugleichen. Ein Beispiel soll zeigen, wie das gemeint ist:

Sie betreiben einen Onlineshop. Bei einer Bestellung müssen Sie eine Rechnung schreiben. Die Rechnung muss verbucht werden und die Zahlung der Rechnung zugeordnet werden. Der gesamte Vorgang von der Bestellung bis zur Bezahlung sollte durch die nötigen Softwarelösungen reibungslos laufen. Ideal wäre folgender Ablauf

1. Kunde bestellt die Ware online im Shop.

2. System verschickt Bestellbestätigung an Kunden.

3. Software informiert Lager über die Bestellung und informiert Kunden über den Sendungsstatus.

4. Bei Warenversand schickt das System die Rechnung an den Kunden. Das geschieht vorzugsweise in Verbindung mit dem Buchhaltungsprogramm.

5. Buchhaltungsprogramm überwacht Zahlungsfrist, sendet Mahnung per Mail bei Überschreitung an den Kunden und informiert die Buchhaltung.

6. Per Kontenabruf holt das System die Kontoauszüge ab und prüft die Bewegungen. Der Zahlungseingang wird systemseitig dem Kundenkonto zugeordnet.

7. Relevante Belege werden der Buchhaltung für die Finanzbuchhaltung und zur umsatzsteuerlichen Erfassung zur Verfügung gestellt.

Wenn die einzelnen Schritte von unterschiedlichen Softwares erledigt werden, ist der Workflow unterbrochen. Jede Unterbrechung bedeutet, dass Sie manuell aktiv werden müssen. Im Idealfall strukturieren Sie deshalb die Prozessabläufe so, dass alle Einzelschritte automatisiert ablaufen. Das spart unterm Strich viel Zeit und Geld. Bei der Auswahl der Buchhaltungssoftware ist es deshalb empfehlenswert auf ein Produkt zu setzen, das die nötigen Schnittstellen aufweist, die Sie für den individuellen Prozess benötigen. Der günstigste Anbieter ist aus dieser Sicht betrachtet nicht unbedingt der beste.
 

Buchhaltungssoftware ist nicht gleich Buchhaltungssoftware

Wer sich dazu entschieden hat, die Buchhaltung selbst zu erledigen und keinen Steuerberater einzuschalten, steht vor einem großen Angebot. Der Markt hält eine Vielzahl unterschiedlicher Buchhaltungstools bereit. Diese unterscheiden sich hinsichtlich der nötigen Vorkenntnisse und hinsichtlich des Leistungsumfangs. Deshalb lässt sich die Frage, was Buchhaltungssoftware eigentlich kann nur vor dem Hintergrund beantworten, um welche konkrete Software es geht. Um den zweiten Teil der Frage zu beantworten „Für wen ist sie geeignet?“ ist eine genauere Betrachtung der unterschiedlichen Buchhaltungssoftwares nötig. Dieser Beitrag beleuchtet drei besonders beliebte Produkte, die unterschiedliche Vorkenntnisse voraussetzen.
 

Was sollte jede gute Buchhaltungssoftware können?

Bevor es in die Vorstellung der einzelnen Buchhaltungsprogramme geht möchten wir Ihnen mit auf den Weg geben, dass alle Buchführungsprogramme bestimmte Standards mitbringen bzw. unbedingt mitbringen sollten. Prüfen Sie Ihre präferierte Software auf die folgenden Punkte:

1. Bitte achten Sie auf eine zuverlässige Aktualitätsgarantie. Das bedeutet, dass laufende Gesetzesänderungen auch unterjährig durch Updates garantiert sind. Auf diese Weise unterlaufen Ihnen keine Fehler, die am Ende teure Konsequenzen haben könnten.

2. Buchhaltungssoftware spart Zeit. Das gilt aber nur, wenn die ausgewählte Software auch zum eigenen Kenntnisstand passt. Wer als blutiger Anfänger mit einer Buchhaltung arbeitet, die solide Buchhaltungskenntnisse voraussetzt, wir höchstwahrscheinlich aus Unwissenheit Fehler machen. Auf der anderen Seite ist Software, die für absolute Einsteiger gemacht ist, für buchhalterisch versierte Unternehmer nicht unbedingt geeignet. Das Problem zeigt sich beispielsweise dann, wenn in der Buchhaltung bestimmte Sonderkonten zwecks Controlling selbst eingerichtet werden sollen oder wenn die Rechnungsschreibung auch an Kunden mit Sitz im Ausland geht und Unklarheit über den korrekten Steuerschlüssel besteht.

3. Buchhaltungssoftware führt im Hintergrund Prüfaufgaben durch. Da bedeutet: Die Software prüft Ihre Eingaben auf Plausibilität und Vollständigkeit. Wenn etwas fehlt, erscheint ein Hinweis. Sie können die Mängel beheben und eine in sich stimmige Gesamtbuchhaltung erstellen.

Wer auf der Suche nach einer passenden Software ist, sollte bereits am Anfang die zukünftige Entwicklung im Auge haben. Soll aus dem Nebenerwerb ein großer Betrieb werden, dessen Umsätze über die Kleinunternehmergrenze hinausreichen? Dann sollte die Buchführung mit wachsen können. Folgende Leistungen sollte eine Software anbieten, die mit einem Unternehmen mitwächst:

• Belegerfassung

• Finanzbuchhaltung

• Anlagenbuchhaltung

• Angebotserstellung

• Rechnungsschreibung

• Kassenbuch

• Lohnbuchhaltung

• Warenwirtschaft: Einkauf und Logistik

• Online Banking

• Mahnwesen

• Schnittstellen zu Steuerberaterprogrammen (zum Beispiel DATEV-Schnittstelle) oder Ausgabe in einem Dateiformat, das in gängige Buchhaltungsprogramme bei Steuerbüro eingespielt werden kann (z. B. csv-Format)

• Schnittstelle zu Elster, um Umsatzsteuervoranmeldungen und Steuererklärungen ans Finanzamt übertragen

• Auswertungen: BWA, Liquidität, Controlling, Kennzahlen etc.

• Erstellen von Einnahme-Überschuss-Rechnung (EÜR), Gewinn und Verlustrechnung (GuV) und Bilanz

• Möglichkeit, um Kostenstellen und eigene Konten anzulegen

• Module zur Erweiterung

Bewährt und tausendfach erprobt: Lexware Buchhaltung

Die Software von Lexware ist nicht ohne Grund so beliebt. Sie bietet Einsteigern und Fortgeschrittenen gute Bedingungen. Zudem sind Ausbaumöglichkeiten in Form von Upgrades verfügbar. Die Einsteiger-Variante bietet ein vollständiges Buchhaltungsmodul, Schnittstellen zu Elster und DATEV, Online Banking und die Möglichkeit mehrere Firmen gleichzeitig zu verwalten. Wächst der Anspruch an die Buchhaltung, können Sie ein Upgrade buchen. Sie erhalten damit eine integrierte Kassenbuchfunktion und können die Umsatzsteuer-Jahres Erklärung einreichen. Darüber hinaus ist es möglich, einem persönlichen Support dazu zu buchen. Der Support ist telefonisch oder per E-Mail und kann auch direkt am PC Leif über den Bildschirm erfolgen.

Lexware Buchhaltung ist für Einsteiger mit grundlegenden Vorkenntnisse gut geeignet. Die Software kann alles, was ein kleines Unternehmen braucht: Buchhaltung, Jahresabschluss und Bilanz und Auswertungen in Form von Geschäftszahlen.

Der Anbieter Lexware bietet neben dieser beliebten Variante noch weiterer Buchhaltungsprodukte an. Im Prinzip ist für jeden etwas dabei: für Selbstständige mit und ohne Vorkenntnisse, für Gewerbetreibende, die gerne online arbeiten möchten und für solche, die ihre Buchhaltung zentral auf einem Rechner erledigen wollen. Schauen Sie sich einmal die Produktpalette von Lexware an, sicherlich werden Sie ein Produkt finden, das Ihrem Kenntnisstand und Ihren Anforderungen an die Buchhaltung entspricht.

Tipp: Lexware bietet eine App zur Belegerfassung an. Sie können mit ihrem Handy per Foto einen Beleg erfassen und direkt in die Software senden. Diese erkennt in den meisten Fällen die wesentlichen Angabe des Belegs und schlägt ihnen später bei der Buchhaltung die entsprechenden Daten vor. Das funktioniert recht gut und spart enorm viel Zeit.
 

Buhl: Mein Büro Software von ZDF WISO

Der Anbieter Buhl hat ein enorm großes Sortiment unterschiedlicher Software. Sie haben die Möglichkeit, die Produkte vorab zu testen. In der Standardversion von WISO Mein Büro können Sie mit folgenden Modulen arbeiten:

• Kontakte

• Artikel Verwaltung

• Angebotserstellung

• Rechnungsschreibung

• Online Banking

• Einfache Buchhaltung

• Reports und Auswertungen.

Über die Basis-Variante berichten Nutzer, dass sie übersichtlich strukturiert und einfach zu handhaben ist, auch ohne große Buchhaltungskenntnisse. Das ist definitiv ein Pluspunkt. Hinzu kommt ein weiterer Aspekt, der allerdings Vor- und Nachteile hat. Es geht um die Zusatzmodule.
 

Modularer Aufbau ist zweischneidig

Einerseits ist der modulare Aufbau praktisch, doch kosten die Schnittstellen eine zusätzliche monatliche Gebühr. So kann aus einem günstigen Grundpaket ein teurer Fixkostenfaktor werden. Ein weiteres Problem ist, dass Einsteiger kaum überblicken können, welche Module für sie sinnvoll sind und welche nicht. Manche starten aus Unkenntnis mit einem viel zu großen Paket und scheitern dann an der Umsetzung – sie sind schlicht überfordert und finden sich nicht zurecht.

Wer versiert im Umgang mit Buchhaltungssoftware ist und zudem die Auswertungsmöglichkeiten und Zusatzmodule zu handhaben weiß, kann allerdings profitieren. Die zusätzlich buchbaren Leistungen reichen weit über die Standards hinaus, die andere Buchhaltungssoftwares anbieten. Aus den folgenden Bereichen sind Zusatzmodule buchbar:

• Administration und Organisation: Hinzuschalten einer weiteren Firma, Hinzuschalten weitere Arbeitsplätze, projektbezogene Aufträge abrechnen und organisieren, Geschäftsbriefe gestalten

• Marketing: Kundenkontakte pflegen, Serienbriefe, Etiketten und Newsletter drucken

• Artikel, Aufträge und Verträge: Erstellen von Lieferscheinen aus Aufträgen, Lagerbestände überwachen, fertige Artikellisten aus dem Modul „Handwerk“ nutzen, vorgefertigte Verträge (Wartung, Service, Lieferung) verwenden

• Steuererklärung und Finanzen: Anbinden von Onlinekonten, Schnittstelle für Steuerberater, Erstellen von Steuerformularen

• Onlineshop: Schnittstellen zu bestehenden Accounts in Webshops wie Amazon und eBay, Kassenmodul für Echtgeld-Kassen

• Datensicherung: Modul zur Sicherung der Bürodaten

Einerseits ist es gut, dass so viele verschiedene Optionen angeboten werden, auf der anderen Seite ist die Frage berechtigt, ob einer Buchhaltungssoftware mit einem Modul beispielsweise im Bereich Marketing wirklich sinnvoll nutzbar ist. In der Regel sind spezialisierte Marketing Tools die bessere Wahl, weil sie wesentlich mehr Möglichkeiten bieten, auch was die Kontrolle des Erfolgs von Marketingaktivitäten angeht. Einige zusätzlich buchbare Module sind bei anderen Softwareanbietern bereits in der Basisversion integriert. Dass beispielsweise eine Datensicherung extra gebucht werden muss, ist nicht kundenfreundlich. Gleiches gilt für die Schnittstellen zu DATEV oder für das Erstellen von Steuerformularen, die in einer Standardbuchhaltungs-Software eigentlich enthalten sein sollten.
 

Verschiedene Varianten mit Erweiterungsmöglichkeiten

Unter der Bezeichnung WISO Mein Büro gibt es eine Jahresversion, die sich nicht automatisch verlängert und eine Version, die eine automatische Verlängerung beinhaltet. Beide Varianten kosten unter 100 €. Werden aber die nötigen Module hinzugebucht, zum Beispiel das Paket „DATEV, Design, Finanzen+, Handwerk und Marketing“ kommen monatlich knapp 3,00 Euro dazu, also insgesamt etwa 36 Euro brutto im Jahr. Mit Blick auf die Gesamtkosten ist das ein happige Anteil.

Fazit: In der Grundversion gut für Einsteiger, jedoch Vorsicht bei der Zubuchung weiterer Apps.
 

sevDesk: Online-Lösung mit reduziertem Umfang

Der Anbieter sevDesk hat im Prinzip alles, was Einsteiger ohne große Buchhaltungskenntnisse benötigen. Da es eine Cloud-Lösung darstellt, können sie immer auf ihre Daten zugreifen, wenn sie eine Internetverbindung haben. Sie sind nicht mehr an ihren Arbeitsplatz im Büro gebunden. Es gibt drei verschiedene Varianten, wobei das erste Modul lediglich zur Rechnungsschreibung dient, das zweite Modul für eine Standardbuchhaltung konzipiert ist und das dritte Modul zusätzlich die Warenwirtschaft umfasst.

Für Dienstleister und Gewerbetreibende ohne Lagerhaltung ist die zweite Variante ideal. In ihr ist die Umsatzsteuervoranmeldung mit ELSTER-Schnittstelle inbegriffen, es stehen Auswertungen zur Verfügung und auch Online-Banking sowie Zahlungsfunktionen sind an Bord. Arbeiten Sie mit einem Steuerberater zusammen, der die Arbeiten kontrollieren soll, ermöglicht einer Schnittstelle zu DATEV den Export. Zur Belegerfassung können Nutzer entweder die Daten einscannen oder per App fotografisch erfassen. Allerdings zeigt die Praxis, dass die Belegerkennung der erfassten Rechnungen nicht durchgängig gut funktioniert. Unabhängig davon, dass die Belegerkennung in manchen Fällen (noch) nicht optimal läuft, ist die Erfassung per App trotzdem praktisch. Damit spart man sich den Scanner und kann die hochgeladenen Belege später manuell nachträglich bearbeiten.

Unser Fazit: Schlanke Lösung für kleinste und kleine Betriebe, die keine Bilanz brauchen.
 

Grundkenntnisse sind in jedem Fall hilfreich

Wenn man bedenkt, dass der Beruf der Steuerfachangestellten zu einer der schwierigsten Ausbildungen in Deutschland gehört, mutet es ein wenig überraschend an, dass Buchhaltung für Unternehmer komplett ohne Vorkenntnisse möglich sein soll. Anbieter werben immer wieder damit. Doch nur, weil die Software leicht zu bedienen ist entbindet Sie das nicht von Ihrer Pflicht, korrekte Angaben beim Finanzamt zu machen. Wenn Sie sich im Prinzip aus Unkenntnis der buchhalterischen Grundlagen nicht selbst kontrollieren können ist es pragmatisch gesehen keine sinnvolle Entscheidung, eine solche Software zu nutzen.

Unterm Strich ist es aus kaufmännischer Sicht unbedingt zu empfehlen, sich mit den Grundzügen der Buchhaltung vertraut zu machen, um die Richtigkeit der gemachten Angaben im System kontrollieren zu können. Sich blind darauf zu verlassen, dass die Buchhaltungssoftware schon genau „weiß“, was zu tun ist, ist nicht ratsam. Letztlich tut die Software nur das, was Sie durch Ihre Eingaben auslösen. Wenn etwas fehlerhaft verbucht wird, wird es letztlich dem Unternehmer angelastet und nicht der Software. „Unwissenheit schützt vor Strafe nicht“ gilt insbesondere für Unterlagen, die Sie ans Finanzamt schicken.

Wenn Sie die Buchhaltung selbst machen wollen, dann empfehlen wir Ihnen einen Grundkurs Buchführung zu absolvieren oder sich in das Thema einzulesen, um den Überblick zu behalten. Kurse von der IHK, der Arbeitsagentur, der VHS oder auch Online-Kurse von gewerblichen Anbietern oder YouTube-Kurse von seriösen Usern sind Möglichkeiten, sich rasch einzuarbeiten. Alternativ sollten Sie sich in Absprache mit einem Buchhalter, einem Steuerfachangestellten oder Steuerberater die Buchhaltung einrichten und Ihre Hauptbuchungen erklären lassen. Im Zweifel haben Sie auf diesem Weg einen persönlichen Ansprechpartner, wenn Sie später einmal nicht mehr weiterwissen.